Die unendliche Geschichte

Anforderungen an Kassenführung werden ab 2020 noch höher

 

Auch wenn das Thema Kassenführung wie ein alter Hut anmutet, seine Brisanz hat es nicht verloren. Die strengen Anforderungen an elektronische Kassensysteme sind bekannt: Sie müssen nicht nur den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung entsprechen, sondern auch eine Einzeldatenaufzeichnung vorweisen können. Darüber hinaus muss die Unveränderbarkeit der Daten und deren jederzeitige Auslesbarkeit garantiert sein. Prüfer können sich seit 2018 mit einer Kassennachschau vor Ort und ohne Ankündigung von der ordnungsmäßigen Kassenführung überzeugen. Doch damit nicht genug. Der Gesetzgeber geht noch einen Schritt weiter. Dass dies der letzte sein wird, ist zu bezweifeln.

Sicherheitsmodul mit digitaler Schnittstelle gefordert

Ab 1. Januar 2020 sind elektronische Aufzeichnungssysteme, wie Kassen, durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Die Anforderungen an diese Sicherheitseinrichtung wurden bereits durch die Kassensicherungsverordnung festgelegt. Die Module müssen beispielsweise eine eigene Zeiterfassung besitzen. Diese ist vom übrigen Kassensystem unabhängig und zeichnet alle Daten und Geschäftsvorfälle mit einem eigenen Zeitstempel auf. So sollen Manipulationen verhindert werden.

Darüber hinaus muss die Sicherungseinrichtung so konzipiert sein, dass sie von einem Betriebsprüfer über eine einheitliche digitale Schnittstelle ausgelesen werden kann. Für Unternehmer, die ihre Registrierkasse nach dem 25. November 2010 aber vor dem 1. Januar 2020 angeschafft haben, gibt es eine Übergangsregelung. Sie müssen die technische Sicherheitseinrichtung mit digitaler Schnittstelle erst zum 31. Dezember 2022 vorweisen. Die Übergangsregelung greift allerdings nicht, wenn das Kassensystem aufrüstbar ist, wie bei den meisten PC-Kassen.

Ausgabe eines Beleges wird Pflicht

Derzeit ist es gängige Praxis, dass der Kassierer den Kunden fragt, ob er einen Beleg wünscht. Der Beleg wird dann nur auf Wunsch des Kunden ausgedruckt. Das wird sich ändern. Ab dem 1. Januar 2020 sind Unternehmer verpflichtet, bei jedem Kassenvorgang einen Kundenbeleg auszustellen. Der Beleg muss unter anderem die Uhrzeit, eine Transaktionsnummer und die Seriennummer des Sicherheitsmoduls ausweisen. Kassensysteme, die lediglich eine optionale Belegerstellung vorsehen, sind somit kritisch zu sehen. Mit derartigen Systemen kann nicht sichergestellt werden, dass jeder Geschäftsvorfall durch einen Papierbeleg dokumentiert wurde. Der Kunde muss den Beleg allerdings noch nicht zwingend mitnehmen.

Registrierungspflicht für elektronische Registrierkassen

Nicht zuletzt müssen elektronische Kassensysteme ab 1. Januar 2020 registriert werden. Wer also eine elektronische Kasse verwendet, muss diese bis spätestens 31. Januar 2020 bzw. ab dem 1. Januar 2020 innerhalb eines Monats nach dem Erwerb beim Finanzamt anmelden.

Verstöße werden geahndet

Bei Verstößen gegen die neuen Regeln können Geldbußen bis zu 25.000 Euro festgesetzt werden, wenn dadurch Steuern verkürzt oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile erlangt werden können. Alle Betroffenen sollten daher die verbleibende Zeit nutzen, um sich für die zukünftige Kassenführung fit zu machen. Sprechen Sie uns an. Wir helfen Ihnen gern bei der Umsetzung!

(Stand: 12.07.2019)

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